Manchmal startet alles auf einer Serviette, mal auf einem Blatt Papier, manchmal direkt in einer Software. Egal wie, Hauptsache es gibt ihn: Den Meilenstein- und Phasenplan. Was genau das ist, warum er essenziell für erfolgreich Projekte ist und wie du den Meilenstein-Phasenplan noch effizienter nutzen kannst, verraten wir dir in diesem Blogartikel.
Was ist ein Meilenstein- und Phasenplan?
Starten wir mit der Definition: Ein Meilenstein- und Phasenplan ist eine grobe Planungshilfe, die meist vor Beginn eines Projekts aufgestellt wird und den groben Projektablauf nach Projektphasen definiert. Eine Projektphase ist ein zeitlich abgeschlossener Teil eines Projekts. Meist wird dieser Abschnitt sowohl am Anfang als auch am Ende durch einen Meilenstein begrenzt, also einen wichtigen Termin oder ein Ereignis. In den Projektphasen werden jeweils bestimmte, thematisch zusammenhängende Aktivitäten durchgeführt, die zu einem zuvor definierten Ziel führen. Um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt, müssen diese Ergebnisse erfüllt werden, so zum Beispiel, dass alle zu stellenden Anträge durch sind. Mit dem Meilenstein-Phasenplan kann der Fortschritt des Projekts also einfach und klar gemessen werden.
Die Projektphasen dienen zur Grobplanung des Projekts und sorgen dafür, komplexe Vorhaben auf greifbare Portionen herunter zu brechen und übersichtlich darzustellen. Am Ende der Phasen stehen wie erwähnt die Meilensteine. Diese dienen als Art Kontrollpunkte im Meilenstein- und Phasenplan, an dem neu überprüft werden muss:
- Wurden die definierten Ergebnisse erreicht?
- Liegen wir im Zeitplan?
- Können wir das Projekt so fortführen?
- Müssen Anpassungen vorgenommen werden, um wieder im Zeitplan zu liegen?
- Wie genau wird das Projekt weitergeführt?
Wurden die Ziele für eine Phase nicht erreicht, kann dank des Meilenstein- und Phasenplans frühzeitig gegengesteuert werden, damit sich Versäumnisse, Verzögerungen oder Mängel nicht bis ans Projektende durchziehen oder gar Meilensteine gefährden.
Was sind Meilensteine?
Meilensteine können ganz unterschiedliche Ereignisse darstellen, sollten jedoch immer eine Besonderheit bleiben. Wenn Meilensteine inflationär benutzt werden, kann schnell deren Wichtigkeit und Dringlichkeit abgetan werden. Meilensteine helfen dem Projektteam, den Fortschritt des Projekts zu überwachen und festzustellen, ob Abweichungen vom Plan aufgetreten sind. An diesem Kontrollpunkt kann das Projekt entweder wie geplant fortgesetzt oder bei signifikanten Abweichungen nochmals nachbearbeitet werden. In einigen Fällen muss das Projekt auch komplett gestoppt und neu geplant werden. Das ist der Fall, wenn es grundlegende Veränderungen im Meilenstein-Phasenplan gab, die eine sinnvolle Fortsetzung des Plans nicht mehr gewährleisten.
Meilensteine kannst du übrigens direkt in koppla planen. Der koppla Meilenstein-Assistent informiert dich rechtzeitig, falls deine wichtigsten Kontrollpunkte durch Verzögerungen gefährdet sind. Unser Team zeigt dir diese Funktion gerne live.
Welche Arten von Phasenmodellen gibt es?
Sequentielles Phasenmodell:
Einfache Phasenmodelle sind meist sequentiell aufgebaut – das bedeutet, dass die einzelnen Phasen aufeinander folgen. Diese Meilenstein-Phasenpläne bieten einen klaren und strukturierten Rahmen für die Projektumsetzung. Das sequentielle Modell umfasst in der Regel fünf Phasen: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Abschluss. In der Initiierungsphase werden vor allem die Projektziele gesteckt und der Projektumfang sowie die Projektbeteiligten definiert. In der darauffolgenden Planungsphase werden die konkreten Aufgaben festgelegt und Ressourcen zugeteilt. In der zweiten Phase wird auch ein Zeitplan mit den einzelnen Meilensteinen erstellt. In der Ausführungsphase wird die Umsetzung der Aufgaben dann überwacht und deren Fortschritt dokumentiert. In der Überwachungsphase können auf Grundlage der Dokumentation eventuelle Anpassungen vorgenommen werden. In der letzten Phase, der Abschlussphase, werden nach Projektabschluss die Ergebnisse überprüft und ausgewertet.
Durch die klare Struktur und den Fokus auf Zwischenergebnisse kann der Erfolg des Projekts sichergestellt werden. Der Nachteil dieses Meilenstein-Phasenplans ist allerdings, dass eine neue Phase immer erst dann begonnen werden kann, wenn die vorherige abgeschlossen ist. Diese Vorgehensweise ist in der Realität oft kaum möglich.
Paralleles Phasenmodell:
Beim parallelen Phasenmodell kann eine Phase auch dann schon begonnen werden, wenn die vorherige noch nicht komplett abgeschlossen ist. Das bedeutet beispielsweise, dass man bereits mit der Planung beginnen kann, obwohl die Projekteinrichtung noch nicht vollständig abgeschlossen ist. Manchmal ist die parallele Ausführung besonders sinnvoll, um wertvolle Zeit zu sparen. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn noch auf Anträge, Nacharbeiten oder ähnliches gewartet werden muss. Insbesondere bei größeren und komplexeren Projekten mit ambitioniertem Zeitplan, welche über einen langen Zeitraum laufen, ist dieses Phasenmodell effizient, da es sonst zu vielen Wartezeiten und Leerläufen kommt. Komplexe Projekte können von Anfang bis Ende in koppla geplant und dokumentiert werden, damit keine der wertvollen Informationen verloren geht. Lerne uns kennen, um mehr zu erfahren!
Der Nachteil an einem parallelen Meilenstein- und Phasenplan ist jedoch, dass eventuell zu früh mit den Aufgaben der nächsten Phase angefangen wird. Wichtige Aspekte können dadurch ggf. aufgrund fehlender Informationen nicht berücksichtigt werden.
Iteratives Phasenmodell:
Das iterative Phasenmodell ist ein Vorgehensmodell, bei dem nacheinander verschiedene Phasen in Schleifen durchlaufen werden, um kontinuierlich Verbesserungen zu erzielen. Die einzelnen Schleifen werden so lange durchlaufen, bis das gewünschte Ergebnis erreicht ist. Durch den Lernprozess im Projekt kann die Anzahl der Schleifen mit der Zeit oft reduziert werden. Iterative Vorgehen kosten allerdings viel Zeit, die in der Realität oft nicht vorhanden ist. Zudem besteht die Gefahr, dass Ergebnisse nicht ausreichend dokumentiert und reflektiert werden, was zu einem unzureichenden kontinuierlichen Verbesserungsprozess führen kann. Daher ist es wichtig, Schleifen zu dokumentieren, um signifikant bessere Produkte zu erstellen, Zeit und Ressourcen zu sparen sowie die Motivation des Projektteams zu erhöhen.
Der Meilenstein- und Phasenplan in der Anwendung
Projekte werden in verschiedene Phasen eingeteilt, um das Projektziel in Teilschritte zu unterteilen und die Komplexität zu reduzieren. Typisch ist entweder das sequentielle oder das parallele Phasenmodell, um einen Meilenstein- und Phasenplan zu erstellen. Am Ende der Phasen, die meist durch Meilensteine begrenzt sind, werden die Ergebnisse dieser Phase kontrolliert, um abzuwägen, ob dieser Plan zu den gewünschten Zielen führt. So kann frühzeitig eingegriffen werden, um Versäumnisse zu vermeiden und Meilensteine einzuhalten.
In koppla können übrigens alle Projektphasen übersichtlich und transparent dokumentiert und geplant werden. Mehr über unsere Meilensteine erfährst du hier. Du suchst nach einer Vorlage für einen übersichtlichen Meilenstein- und Phasenplan? Dann lerne koppla kennen.