Verzögerungen, explodierende Kosten, Kommunikationschaos – viele dieser Herausforderungen bei komplexen Bauprojekten lassen sich auf eine zentrale Ursache zurückführen: einen veralteten, manuellen Terminplan.
Doch was, wenn man mitten im laufenden Projekt steckt und der Terminplan schon existiert? Ist es zu spät, auf ein digitales, agiles System umzusteigen? Ganz im Gegenteil. Wir zeigen, wieso agile Planungstools gerade während der Bauausführung ihren vollen Nutzen entfalten.
Status Quo auf Baustellen und in Planungsbüros
Noch immer arbeiten viele Projekte mit statischen Excel-Tabellen oder PDF-Ausdrucken eines Terminplans, der zu Beginn aufgestellt wurde – und sich danach kaum noch verändert.
Das klingt richtig, ist aber in der Praxis ein gefährlicher Trugschluss, denn es läuft nicht alles nach Plan, der Terminplan ist nur nicht aktuell.
In klassischen Systemen:
- Der Terminplan wird händisch angepasst – mit Verzögerung
- Folgegewerke erfahren Änderungen oft zu spät
- Entscheidungen basieren auf Bauchgefühl, nicht auf Daten
- Die Verantwortung wird weitergereicht – statt gemeinsam getragen
Häufig kommt es immer wieder zu Zeitverlust, unnötigen Kosten, schlechter Stimmung und oft entsteht das Gefühl, dass dies hätte verhindert werden können. Mit dem koppla Steuerungsterminplan wird proaktiv gearbeitet, somit kann Chaos verhindert werden. Hier kannst du koppla in Aktion kennenlernen.
Warum profitierst Du durch einen Terminplan-Wechsel?
Klar ist: Die Übertragung eines bestehenden Terminplans in ein neues, digitales System bedeutet zunächst etwas Aufwand – doch genau diesen Schritt bewusst zu gehen, zahlt sich am Ende vielfach aus. Lerne wie dich koppla bei diesem mutigen Schritt unterstützen kann.
- Transparenz in Echtzeit: Digitale Systeme zeigen live, wie sich Änderungen auswirken. So werden Abweichungen sichtbar, bevor sie kritisch werden und Probleme können frühzeitig erkannt und gelöst werden – mit weniger Folgeschäden.
- Verbindlichkeit durch Kollaboration: Agile Systeme binden ausführende Personen aktiv in die Terminplanung ein. Wer mitplant, fühlt sich verantwortlich – das erhöht die Verlässlichkeit enorm.
- Koordination völlig automatisch: Alle Beteiligten arbeiten mit dem gleichen, stets aktuellen Terminplan – digital und vernetzt. Keine Missverständnisse, keine veralteten PDF-Pläne mehr im Umlauf.
- Datengestützte Steuerung: Durchlaufzeiten, Störungen, Verzögerungen – alles wird automatisch dokumentiert. Somit basieren zukünftige Entscheidungen auf echten Erfahrungswerten, nicht auf Annahmen.
Wer am alten System festhält, riskiert viel:
- Verzögerungen häufen sich, weil Ursachen nicht erkannt oder zu spät adressiert werden
- Kosten steigen, weil Puffer verschwinden und Nachträge steigen
- Vertrauen sinkt, weil Bauherr:innen das Gefühl verlieren, die Kontrolle zu haben
- Wiederholungsfehler passieren, weil kein strukturiertes Lernen erfolgt
Das Projekt verliert Zeit, Kontrolle und verursacht somit enorme Kosten – obwohl die Lösung längst vorhanden ist.
Umstieg auf digitale, agile Terminplanung im laufenden Projekt in 5 einfachen Schritten
1. Ausgangslage analysieren
- Wie aktuell ist der jetzige Terminplan?
- Welche Gewerke sind am stärksten betroffen von Änderungen?
- Gibt es Engpässe, häufige Störungen oder unklare Verantwortlichkeiten?
2. Standardisierung schaffen
Bevor du in die Detailplanung gehst, lohnt es sich, eine klare Standardstruktur für dein Projekt anzulegen:
- Definiere z. B. feste Farben für wiederkehrende Gewerke (z. B. Rot für Rohbau, Blau für Ausbau etc.), um die visuelle Orientierung zu erleichtern.
- Lade alle relevanten Projektbeteiligten in koppla ein – so ist sichergestellt, dass alle mit dem gleichen System arbeiten und auf dem aktuellen Stand sind.
- Verwende wiederkehrende Bezeichnungen, Zeitfenster und Abläufe, um Konsistenz im Plan zu schaffen.
Eine durchdachte Standardisierung spart dir in der laufenden Planung und Koordination enorm viel Zeit – und reduziert Fehlerquellen.
3. Beteiligte ins Boot holen
Ein kurzes, pragmatisches Kick-off mit den betroffenen Gewerken und der Bauleitung:
- Was ist das Ziel? (zum Beispiel mehr Transparenz, bessere Kommunikation)
- Wie funktioniert das neue System?
- Was wird konkret von den Beteiligten erwartet?
Klare Rollen und keine unrealistischen Erwartungen.
4. Regelmäßige kurze Updates etablieren
- 15–30 Minuten Jour fixe (digital oder auf der Baustelle)
- Terminplan wird aktualisiert, Engpässe direkt angesprochen
- Gewerke melden Rückstände oder Änderungen aktiv
Der Terminplan ist kein Kontrollmechanismus, sondern ein gemeinsames Steuerungsinstrument.
5. Erster Review und Ausweitung nach 2-3 Wochen
- Was hat gut funktioniert?
- Wo braucht es Anpassungen?
- Können weitere Phasen in dem Terminplan abgebildet werden?
Nach dieser ersten Phase ist das Team meistens überzeugt – und der Rollout auf das Gesamtprojekt kann beginnen.
Ein Umstieg auf digitale, agile Terminplanung ist kein Luxus – er ist eine notwendige Grundlage für eine saubere und kontrollierte Projektsteuerung. Gerade bei komplexen Bauprojekten mit langen Laufzeiten und vielen Beteiligten stößt die klassische Planung schnell an ihre Grenzen: Abläufe geraten durcheinander, Absprachen werden unübersichtlich, und das Projekt verliert an Steuerbarkeit. Dabei ist der Weg in eine koordinierte, agile Arbeitsweise längst geebnet – es braucht keine Raketenwissenschaft, sondern nur die Bereitschaft zum Wechsel. Und ja, selbst mitten im laufenden Projekt ist dieser Schritt möglich – oft ist genau dann der beste Zeitpunkt dafür. Denn wenn der Druck steigt, zeigt sich, wer vorbereitet arbeitet – und wer dem Chaos hinterherläuft.